Por: Brad Sugars

Las técnicas correctas hacen que la gestión del tiempo funcione.

En la búsqueda de una mejor gestión del tiempo, nos hemos llenado de una gran variedad de herramientas y programas inventados para ayudarnos a gestionar nuestro tiempo de una manera más eficiente. Estas herramientas y programas tienen gran demanda, pero la mayoría no nos ayudará a lograr ese objetivo fundamental que deseamos de la gestión del tiempo.

De todas las cosas que existen para la gestión del tiempo, he encontrado unas cuantas técnicas simples que constantemente funcionan bien si son implementadas adecuadamente.

A continuación 10 pasos que, si se siguen, aseguraran que la gestión del tiempo funcione para ti:

• Deshacerse de un vicio: como muchos malos hábitos, la mala gestión del tiempo es un comportamiento que se ha desarrollado a través del tiempo y el primer paso en “deshacerse de un vicio” es reconocer que tienes un problema y después hacer un firme compromiso de hacer algo al respecto.
• Planeación efectiva: Similar a otras disciplinas, la gestión efectiva del tiempo es una disciplina que puede ser aprendida y dominada con el tiempo. El principio clave para la gestión efectiva del tiempo es planear. Se ha demostrado que por cada minuto que pasas planeando, te ahorras diez minutos durante la ejecución.
• Planea cada día por adelantado: El primer paso es planear cada día por adelantado. Ya sea mediante el uso de una agenda, dispositivo PDA o calendario electrónico, encuentra la herramienta que mejor funciones para ti. Siéntate cada noche y cuidadosamente planea tu próximo día. Pregúntate a ti mismo: “¿Cuál es el uso más importante que darle a mi tiempo?” y “¿Hacia dónde va el mayor valor de mi organización?”
• Desarrolla tu plan diario mediante la clasificación de tareas: Con las tareas clave que deben llevarse a cabo (basado en las respuestas a las dos preguntas anteriores). Una vez que hayas enlistado estas tareas vitales, entonces clasifícalas como corresponde (en general el método ABCD funciona bien)
  • Planear tu día una noche antes tiene otros beneficios también. Un beneficio clave es que dormirás mejor, ya que tu mente consciente puede descansar (porque has escrito lo que tiene que llevarse a cabo y no tienes que preocuparte por recordar cada tarea). Tu mente subconsciente puede entonces trabajar en estas cuestiones mientras duermes.
• Programación en bloques: Ahora, ve tu día como bloques de tiempo. A esto lo llamamos programación en bloques. Comienza con bloques de una hora y conforme vayas teniendo practica y te hagas experto en presupuestar tu tiempo, harás uso de bloques de tiempo de 30 minutos.
• Marca tu calendario con estos bloques de tiempo: Algunos de los administradores del tiempo más eficaces, ven su día en incrementos de 15 minutos. Toma las tareas clasificadas de tu lista e insértalas dentro de los bloques de tiempo en tu calendario, empezando con la tarea más importante.
• Determina que tiempo del día vas a apartar para cada tarea: Por la mañana suele ser el mejor momento para realizar tu tarea con mayor dificultar y prioridad. Conforme pasa el día, te desgastas y ahí es cuando puedes trabajar en otras tareas que requieran menos esfuerzo mental. Ahora estás listo para comenzar tu día.
• Prioriza y enfócate para lograr completar: Comienza con lo más importante, inmediatamente con la tarea con el valor más alto.
  • Enfócate únicamente en empezar y terminar dicha tarea y no te desvíes de tu plan. Uno de los más grandes enemigos de la gestión del tiempo es el comenzar varias tareas a la vez pero nunca terminar ninguna de ellas.
  • Una pregunta que causa gran incitación es, ¿Es esto lo mas importante que debería estar haciendo justo aquí, justo ahora?” otra clave para el éxito en la planeación por bloques es no descarrilarse del plan hecho.
• Minimizar distracciones: Distracciones como el teléfono, internet, correo, compañeros de trabajo, divagación, etc., pueden y lograran desbaratar tu plan. Haz los arreglos necesarios para mantener estas distracciones al mínimo.
• Tips adicionales: Por último, aquí tienes unas sugerencias:
  • Primero, asegúrate de tomar el tiempo apropiado para hablar con empleados y compañeros de trabajo, así mismo tiempo para regresar llamadas telefónicas, correos, etc. La clave es hacer estas tareas en el tiempo en que están programadas (mucho más fácil decirlo que hacerlo, por supuesto).
  • Agenda varios descansos durante el día - tomate “vacaciones” de 5 minutos en donde puedas caminar afuera o por la oficina, despeja tu mente para recargar tus baterías mentales y permitirte re-concentrar en tu trabajo.

Te reto a que comiences hoy mediante la implementación de estas técnicas. Si aprendes a hacerlo y hacerlo bien, podrás dedicar ese nuevo tiempo que sobre a ti mismo y a estar con la familia.