Por: Mark McNulty
Ya sea que tengas tu propio negocio o trabajes para alguien que lo tiene, probablemente has tenido la sensación de que “nunca hay tiempo suficiente”. Cuando trabajé en el mundo del desarrollo de software, se decía que nunca había tiempo suficiente para hacerlo adecuadamente, pero siempre había mucho tiempo para regresar y arreglarlo más tarde. Si queremos que nuestro negocio agregue valor para nuestros empleados, clientes y para nosotros, entonces debemos darnos el tiempo para asegurarnos de que las cosas adecuadas sucedan.
En su libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas”, Stephen Covey escribe sobre los cuatro cuadrantes como parte de su concepto “establecer primero lo primero.” El cuadrante dos es la lista de actividades en un negocio o en tu vida, que no son urgentes pero sí importantes. Cuando enseño a dueños de negocios cómo administrarse de mejor manera, dibujo los cuadrantes como anillos, como un tablero de dardos, con el cuadrante dos en el centro, a esta área la llamó “La Zona”. La Zona es ese lugar en donde dejas a un lado todas las trivialidades del día y te concentras en las cosas que son verdaderamente importantes para el éxito a largo plazo en tu negocio y en tu vida.
Entonces, ¿cómo entramos en “La Zona”? Primero que nada tienes que tomar la decisión de querer estar ahí; esto no sucederá naturalmente porque estas tareas o actividades no son urgentes: ¡no están en tu cara exigiéndote ser realizadas! ¿Cuándo fue la última vez que tu cliente más importante te llamó y te dijo que debes de trabajar en tu presupuesto? Probablemente nunca, pero ¿cuándo fue la última vez que un cliente se quejó de que no tenías las piezas correctas en existencia?, ¿o que entregaste su pedido una semana tarde?, ¿te tomaste el tiempo para decirles que a principio de año no fijaste el presupuesto para tener mercancía suficiente?, ¿o que fallaste al planear el reemplazo de esa máquina que sabías que estaba en sus últimas? Tal como Stephen Covey lo dice, tenemos que asignar tiempo para el cuadrante dos, o actividades para “La Zona.” Tenemos que practicar hacerlo para que se conviertan en hábitos. Aquí hay algunos consejos de cómo hacerlo.
Ponlo en tu calendario regularmente. Tomarse el tiempo para planear actividades probablemente sea lo mejor y tal vez sea la única manera de asegurar que se hagan. Debes tomarte el 20% de tu tiempo en actividades de la “Zona”, no necesariamente de manera semanal pero sí mensual o trimestralmente. Una forma es dedicar 4 horas a la semana a planear (mediano y largo plazo, no a corto plazo), 8 horas por mes; tal vez medio día a un par de sesiones y después 16 por trimestre, quizás una o dos sesiones en un lugar diferente.
Establece un sistema de rendición de cuentas para ayudarte a reforzar la necesidad y el hábito. Puede ser a través de un coach, un compañero a quien rendirle cuentas, un grupo de expertos, un compañero, tu pareja o cualquier otra persona ante la cual te sientas responsable de seguir. Asegúrate de que ellos sepan preguntarte cuándo estás asignando tu tiempo, y cómo planeas distribuirlo. También cerciórate de darles pruebas de los resultados de tu planeación y darte el tiempo de revisarlos y discutir con ellos.
Distribuye el trabajo y el tiempo en períodos de un tamaño adecuado. Algunas personas trabajan mejor en tiempos de 30 minutos, otras prefieren trabajar en períodos o tramos de dos horas. Pon atención a la duración de tu período de concentración y a tu estilo de trabajo; designa períodos de tiempo eficientes para terminar tu trabajo. Divide las actividades en bloques de un tamaño apropiado de tal manera que puedas lograr algo significativo en cada uno de los períodos. Conócete a ti mismo y cuando dejes a un lado el tiempo de “La Zona” asegúrate que los bloques de tiempo hayan sido los más efectivos para ti.
Elige un momento del día adecuado para las actividades de “La Zona”. En todos los negocios hay momentos del día o días de la semana que son mejores o peores que otros. Si sabes que las mañanas del lunes siempre son una locura, no asignes ningún tiempo para “La Zona” en lunes. Además, conoces la rutina de tus días, así que asegúrate de fijar tiempos para “La Zona” en momentos del día que sean apropiados para el tipo de pensamiento que estarás llevando a cabo: creatividad, lluvia de ideas, cálculos numéricos, etc.
Si quieres que tu negocio sea exitoso a largo plazo, es necesario tener una planeación disciplinada de este tipo. El éxito rara vez sucede por error, entonces asegúrate de siempre planear para alcanzar el éxito, no sólo está semana sino para la siguiente década. No te preocupes si no puedes solo, como mencioné antes, busca apoyo, si eres dueño de negocio puedes acercarte a un ActionCOACH o tal vez tú puedas convertirte en uno y ayudar así a otros a lograr sus objetivos. Sea cual sea la opción más adecuada para ti, empieza separando un bloque de tu tiempo para averiguarlo.
